Hi,

schön dass du vorbeischaust an diesem herrlichen Sonntag.Einer der häufigsten Fragen, die mich immer wieder erreichen ist folgende:

Mary, wie packst du es immer alles unter einen Hut zu bringen und dabei immer so positiv zu sein? Hast du Tipps? Was hat es mit dem Zeitmanagement auf sich?

Nun ja… um ehrlich zu sein, ich habe einfach immer gemacht.  Ich dachte, es sei “normal” dieses Pensum zu haben wie ich es habe. Ich hab nicht wirklich drüber nachgedacht. Vor knapp zwei Jahren habe ich dann gemerkt, dass ich doch irgendwie “viel mache” und dann mal bewusst darauf geachtet wie ich alles so in meine Tage unterkriege und mich viel mit den Themen Persönlichkeitsentwicklung und Zeitoptimierung auseinandergesetzt.

Für mich ist das auch mittlerweile ein kleiner Schlüssel in meinem Leben, denn ich habe so viele Ziele und Visionen in den unterschiedlichsten Lebensbereichen (beruflich, sportlich, privat.. ) die einfach kombiniert werden müssen um zu funktionieren.

Dennoch gibt es natürlich auch bei mir Phasen wo alles weniger gut funktioniert, wo man sich denkt: Wozu das Ganze? Das ist ganz normal, und ich möchte dass du das verstehst.

In den folgenden Zeilen möchte ich dir keine Anleitung geben wie du deine Zeit optimierst, sondern eher ein bisschen von mir erzählen.

Jeder ist anders, ich bin mir sicher, du findest den für dich besten Weg.

1. TO DO Liste erstellen

Super simpel, super effektiv. Die gute alte “To-Do-Liste”. Auf meinem Schreibtisch liegt nicht nur eine, sondern 3.

Eine für den jeweiligen Tag, eine für die Woche, eine für die nächste Zeit. So weiß ich immer genau, was heute noch abgearbeitet werden muss, was diese Woche so ansteht und erledigt werden sollte und wohin es die nächsten Wochen und Monate geht, wann wichtige (Abgabe-) Termine sind usw. Der Mensch ist da wirklich ein Gewohnheitstier, hast du etwas vor Augen, schwarz auf weiß, dann tust du es eher, als wenn du es nur in deinem Kopf hast.

Auf der To-Do-Liste für den heutigen Tag können  bei dir die simpelsten Sachen stehen: Einkaufen gehen, Mama anrufen, Wäsche waschen, Briefe auf die Post bringen, 17 Uhr Zahnarzt.

Auf der To-Do-Liste für die Woche stehen dann Dinge, die nicht zwingend heute erledigt werden müssen, die aber diese Woche dann doch mal passieren sollten:
Fahrrad putzen,  Projekt XY beenden usw.

Auf der To-Do-Liste für die nächste Zeit stehen dann größere Dinge, die man die nächsten Wochen nicht vergessen möchte:
Freundin XY zum Essen einladen, Geburtstagsgutschein einlösen, nach Möbeln schauen, Weihnachtsgeschenke organisieren.

2. Tätigkeiten priorisieren mit der Eisenhower Matrix

Ein wunderbares Tool um Ordnung in die To-Do-Listen zu bekommen. Scheint komplex, aber einmal verinnerlicht, nur halb so schwer zu verstehen.

Die Eisenhower-Matrix unterscheidet zwischen Dingen, welche

a) WICHTIG UND DRINGEND sind

b) WICHTIG ABER NICHT DRINGEND

c) DRINGEND ABER NICHT WICHTIG

d) WEDER WICHTIG NOCH DRINGEND sind.

Hast du deine To-Do´s danach aufgegliedert, wirst du sehen, dass du doppelt so effektiv arbeitest, ich verspreche es.

zu a) WICHTIG UND DRINGEND:

Hierzu zählen all die Dinge, die du persönlich und sofort erledigen musst. Du kannst es nicht aufschieben, du musst es einfach erledigen und kommst nicht drumrum:

Beispiele:
– mich auf eine berufliche Angelegenheit vorbereiten die morgen stattfindet, z.B. ein OP-Case
– Termine vorbereiten
– Prüfungsvorbereitung

Tipp: Sofort selbst erledigen!

zu b) WICHTIG ABER NICHT DRINGEND:

Hierein fällt alles, was dir langfristigen Erfolg bringt, aber nicht unmittelbar jetzt erledigt werden muss.

Beispiele: 
– Planung von Weiterbildungsveranstaltungen im kommenden Jahr
– Abgabe der Steuererklärung in 3 Monaten
– etwas für die Gesundheit tun
– Beziehung zu Freunden/Familie pflegen

Tipp: B-Aufgaben machen dich langfristig erfolgreich. Setze dir hierfür auch konkrete Termine und trage diese in deinen Kalender und deine To-Do-Liste ein. Du solltest diese Aufgaben exakt terminieren und persönlich erledigen.

zu c) DRINGEND ABER NICHT WICHTIG:

Aufgaben, die zeitnah erledigt werden müssen, die dir aber langfristig nichts bringen, bzw. dich nur unnötig belasten.

Beispiele: 
– unangenehme Anrufe, unwichtige Mails
– Haushalt

Tipp: C-Aufgaben sind die größten Zeitfresser und sollten daher, wenn es geht, delegiert werden. Ich bin ein großer Fan des Outsourcing um meine eigene Zeit zu optimieren und intensiver zu gestalten. Wenn du C-Aufgaben nicht abgeben kannst, dann erledige sie unmittelbar nach den A-Aufgaben.

zu d) WEDER WICHTIG NOCH DRINGEND:

Hier gehört alles das hinein, was absolut unwichtig für unseren persönlichen Werdegang ist und auch nicht dringend bzw gar nicht erledigt werden muss.

Beispiele:
sinnloses Internetsurfen
übertriebener Putzfimmel
Aufregung über Unwichtiges, was mich selbst nicht belangt

Tipp: Ab in den Papierkorb damit. Aus dem Leben eliminieren. 

 

 

3. Tote Zeit minimieren

Dieser Punkt überschneidet sich ziemlich mit den D-Aufgaben der Eisenhower-Matrix, ist für mich aber Gold wert. Ich sehe es so oft, dass Leute einfach so viel Zeit totschlagen und sich dann wundern, warum sie “so wenig Zeit haben” und vermeintlich nicht viel schaffen. Der größte Killer überhaupt: Fernsehen schauen. Man sitzt davor und schaut. Schaut sich irgendwas an. Etwas ohne Mehrwert. Klar, es mag Entspannung sein, und ich bin die letzte Person die sagt, dass man sich dies nicht gönnen sollte. Und sicher gibt es auch gute Fernsehsendungen.

Dennoch ist für mich das typische TV-Gucken ein absoluter Erfolgs-Killer. Ich selbst besitze keinen Fernseher, ich brauche auch keinen. Nachrichten lese ich im Internet und wenn ich Informationsvideos schauen will, dann suche ich auf Youtube gezielt nach dem, was mich interessiert. Wenn ich wirklich mal das Verlangen nach einer Serie habe, was ca 1 mal im halben Jahr vorkommt, dann schaue ich diese auch.

Tipp: Weniger Chillen, mehr Machen.

4. Die vorhandene Zeit effektiv nutzen

Hier weiß ich gar nicht richtig, wie ich dir konkrete Tipps geben kann, da jeder Tagesablauf so individuell ist.
Viel mehr kann ich von mir sprechen, und ich bin jemand, der so viele Dinge wie möglich parallel macht, wenn diese keinen unmittelbaren Impact haben.
Sprich: Vom Laufen nach Hause kommen und während dem Gemüse schnippeln per Headset mit meinem Eltern telefonieren. Gemüse in den Ofen stellen und währenddessen Duschen gehen. Kleine Dinge, die oftmals aber schon einen enormen Zeitgewinn mit sich bringen.

5. Sich weiterbilden und Inspiration holen

Jeder holt sich seine Motivation und Inspiration woanders, für mich sind es gute Podcasts.
Ich liebe es auf dem Fahhrad zu sitzen, im Auto zu sitzen und angenehmen Stimmen zu lauschen. Intelligenten Menschen, welche über ihre Leidenschaften, über ihre Visionen und Erfolge berichten und mich somit nicht nur anregen mein eigenes Handeln zu evaluieren, sondern mich auch an die Hand nehmen und mir neue Wege aufzeigen, Tipps geben. So wie ich es hoffentlich mit dir erreiche, indem du diesen Text liest.

6. Bewusst Entspannen

Um langfristig effektiv zu arbeiten und voran zu kommen empfehle ich dir, wirklich bewusste Pausen einzulegen, in denen du einfach mal nichts tust.

Versuch bei dir anzukommen, egal ob beim Sport, in der Sauna, einer Wanderung auf den Berg oder mit einem Glas Wein und guter Musik am Abend. Zwischen all der Zeitoptimierung ist dies genau der Ruhepol den du brauchst, damit du danach wieder voller Energie weitermachen kannst.

Fehlt dir diese Balance, dann wirst du vermutlich früher oder später überfordert sein, einbrechen oder du trittst dir selbst auf den Füßen herum.
Schnappe dir deinen Lieblingsmenschen und geht eine Runde spazieren, sprecht über die schönen Dinge des Tages, macht euch anschließend eine Flasche Wein auf, legt gute Musik auf und schenkt euch bewusst etwas Ruhe.

Ich freue mich auf dein Feedback, wie immer 🙂

Deine Mary

 

2 comments

  1. Hallo Mary, vielen Dank für den Beitrag. Eigentlich simpel, aber manchmal bracht man lange um es zu initialisieren und zu leben. Eine Frage: nutzt du für die ToDo Listen eine App/Software und könntest evtl dazu deine Erfahrungen teilen?

    1. Ja, ich sehe es genauso. Es klingt alles logisch und doch scheitert es einfach an der Umsetzung. Wenn man es aber einmal „drinnen“ hat, dann geht es meistens gut. Ich muss zugeben, dass ich einfach ein ganz normales Büchlein (A5) nutze. Habe immer mal diverse Apps probiert, hat mich bisher nichts überzeugt. Ebenso bei den vorstrukturierten To-Do-Planern…. Kannst du einen empfehlen?

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